ビジネスメールマナー４
【メールを書くときに注意しておく事】
装飾を加えたメールは基本的に出さない
相手がどのような環境、機種でメールを読むかは様々です。
メールソフトによっては、文書にセンタリングや太字・色付文字等の装飾を加えたHTML形式のメールを送ることができます。
しかし、シンプルな文字のみを送受信するテキスト形式しか使えないメールソフトを使っている人に HTML形式で送ると、タグ情報が表示されるので文章が乱れてしまいます。
送信側・受信側が同じ環境なら問題ないが、環境が不明な多くの人とのやりとりをする場合は、メールソフトの設定はテキスト形式にし、通常のメッセージはできるだけシンプルにした方がいいでしょう。
（メールソフトによっては初期設定がHTML形式になっているので注意が必要です）
使える文字・使えない記号
Eメールで使える文字は、下に示した区分けにおさまるものに限られ、半角カタカナは使えない。他の文字コードで送ると、相手は文字化けしたメールを受け取ることになるので注意しましょう。
また、特殊な記号や、日頃使わない難しい漢字も避けたほうが無難です。
自分のパソコンでは普通に表示されていっても、相手のところでは文字化けすることがあるからです。
丸付き数字（1、2など）やローマ数字（I、IIなど）はその可能性が大きいので注意。
もちろん外字（ユーザーが独自に登録した文字）は使用しません。
ファイル添付
画像や音、ページレイアウトした文書や表計算のファイルなどは、メールに添付して送ることができます。
ただし、相手側のパソコンに、添付ファイルを開くことのできるアプリケーションソフトがインストールされていなければいけません。
特に、Windows と Macintoshの間では、いまだに互換性のないものがあったり、おなじ Windowsでもバージョンによって開かなかったりするので、あらかじめ相手の使っているコンピュータの機種やソフト、バージョンを確認しておくことが必要です。
メッセージの容量
送ろうとしているメッセージがどれだけ大きいのか、把握しておきましょう。
容量の重すぎるメールは、相手の端末の負担になったりするだけでなく、送信できない場合があります。
重すぎる添付ファイルは分割するか、圧縮して送ります。
なお、圧縮ファイルを送るときには、相手のパソコンに解凍ソフトがあるかどうかを確認しておきましょう。
書いた内容や表現を確認する
普段話している言葉を文字にすると、伝わる印象や意味が異なる場合があります。
相手に不快な思いをさせないような言葉を選ぶことを常に意識しましょう。
また、誤字・脱字・変換ミスなどがないよう、送信前にチェックすることも忘れずに。
過信は禁物
Eメールは早くて確実に連絡がとれるものと過信しがちだが、配送経路で何がしかのトラブルがあった場合、メールが届くまでに何時間もかかったり、メールそのものが途中で行方不明になることもまれにあります。
また、メールが届いていても相手がすぐにメールボックスをチェックするとは限りません。
Eメールで送るのが適切であったとしても、急ぎの用事や重要事項などは、電話で「これ送ります」「いま送りました」と一報を入れた方がいいでしょう。
返事はすみやかに
通常、差出人は相手がメールを読んだかどうかを確認できません。
質問や依頼といった内容のメールを受け取った際には、できるだけすみやかに返事を出すようにしましょう。
セキュリティーを考えてメールを利用する
暗号化装置（ハードウエアかソフトウエア）を使っている場合を除いて、インターネット上のEメールの秘密を守ることはできません。
現状では、メールが配送されていく全てのサーバで原理的には覗き見される可能性があります。
第三者に決して見られてはいけないような内容をやり取りする場合にEメールを使うのは自殺行為と心得えましょう。